V maju 2023 je stopil v veljavo nov Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti, ki odslej zahteva evidentiranje večje količine podatkov. Kot delodajalci moramo odslej beležiti naslednje:
- prihod in odhod delavca,
- poraba odmora za malico
- in tedenski seštevek ur ter drugo.
Poleg naštetega pa bomo morali zaposlenim dati v vpogled informacije iz evidenc, kakšna je bila njihova izraba delovnega časa, kar se hrani trajno. Na ta način naj bi se povečala učinkovitost in kakovost storitev ter preprečile različne zlorabe. V javnem sektorju pa so tovrstni podatki lahko tudi del postopkov, kot je npr. ocenjevanje javnih uslužbencev z namenom njihovega napredovanja v višje plačne razrede. Nekoliko več informacij o tem se nahaja tukaj: https://www.cetrtapot.com/novice/2561/zakonske-novosti-javni-sektor-ocenjevanje-in-napredovanje-javnih-usluzbencev
Ustrezna izraba delovnega časa za več produktivnosti
Relevantna izraba delovnega časa je lahko bistvenega pomena za zagotavljanje višje produktivnosti in efektivnosti, zlasti v ustanovah, ki delujejo v korist državljanov in v katerih je gospodarno ravnanje s sredstvi oziroma zmanjševanje stroškov prioriteta. Njeno beleženje z novim zakonom prinaša nekaj sprememb, med drugim so sedaj v ta proces zajeti ne le redno zaposleni, temveč tudi različni zunanji sodelavci, kot so študentje, praktikanti, samostojni podjetniki, osebe na avtorskih in podjemnih pogodbah ter drugi. Po 18. členu zakona izraba delovnega časa odslej obsega podatke, kot so npr.:
- informacija o številu ur,
- delež nadur,
- obseg porabe odmora,
- opravljene ure v posebnih pogojih (npr. ponoči, v izmeni, za praznik itd.)
- neopravljene ure, za katere se prejema ali ne prejema nadomestilo plače,
- tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, da so jasno razvidni viški ali primankljaji ur in drugo.
Ker je novi zakon vnesel nove zahteve, ki po eni strani povečujejo obveznosti oziroma otežujejo nekatere postopke, zlasti v različnih situacijah, kot je, denimo, terensko delo, je v bodoče predvideno uvajanje morebitnih izboljšav novele. Vsekakor pa je primerno beležena izraba delovnega časa ob dobri implementaciji lahko odlična osnova za izboljšanje različnih strategij, ciljev, organiziranosti in splošne klime ter zadovoljstva za vse vpletene, posledično pa tudi rezultatov. Jasno postavljeni cilji pomagajo zaposlenim, da se osredotočijo na pomembne naloge in bolje manevrirajo med njimi, ob uporabi pripomočkov in aplikacij za upravljanje, kot so digitalni koledarji in seznami nalog, pa lahko zmanjšamo zamude in pretečene roke.
Redno spremljanje napredka in povratne informacije vodij pomagajo sodelavcem, da ostanejo na pravi poti ter fokusirani in da po potrebi prilagodijo svoje navade. Tudi morebitna usposabljanja in delavnice za boljše časovno upravljanje lahko pomagajo pri pridobivanju veščin na tem področju. Nenazadnje pa tudi z uporabo sodobne tehnologije in programske opreme za avtomatizacijo rutinskih nalog lahko omogočimo sodelavcem, da se osredotočijo na bolj zahtevne in pomembnejše izzive.
Ocenjevanje javnih uslužbencev kot metoda za motiviranje in višanje storilnosti
Ocenjevanje javnih uslužbencev je instrument, ki omogoča identifikacijo uspešnosti, učinkovitosti in profesionalnega razvoja. Njegov namen je:
- zagotoviti povratne informacije,
- prepoznati izjemne dosežke,
- identificirati področja za izboljšave
- in spodbuditi nadaljnji razvoj.
Ocenjevanje javnih uslužbencev predstavlja osnovo za izvedbo preverjanj, kdo lahko plačno napreduje. To pa lahko služi kot sredstvo, ki spodbuja sodelavce k večji angažiranosti in posledično k bolj kakovostno opravljenim zadolžitvam. V letu 2021 je preko uredbe to področje doživelo nekaj sprememb, in sicer so se spremenili predvsem različni roki. Na primer, rok za preverjanje izpolnjevanja pogojev za napredovanje v višji plačni razred se je prej izvajal do 15. marca, sedaj pa do 15. novembra, rok za izvedbo napredovanj pa se izvede decembra, medtem ko se je prej 1. aprila. Ocenjevanje javnih uslužbencev poteka v celem koledarskem letu, od 1. januarja do 31. decembra, do 15. marca tekočega leta za preteklo leto pa je potrebno izpeljati postopek oziroma podati ocene, ki so lahko naslednje in ki se točkujejo:
- odlično (5),
- zelo dobro (4),
- dobro (3),
- zadovoljivo (2),
- nezadovoljivo (se ne točkuje).
Točke se vpišejo v evidenčni list in seštevek v treh letih je prva podlaga, na primer, za en plačni razred lahko napredujemo, če dosežemo najmanj 11 točk ob prvem in drugem napredovanju in tako dalje. Ker celoten proces zahteva kar nekaj časa zaradi priprave različne dokumentacije in ker zaradi tega prihaja tudi do zamud, je najbolj smiselno to urejati preko katerega izmed kadrovsko informacijskih programov, ki imajo nameščen modul za ta namen.
Dopolnjevanje procesov
Izraba delovnega časa in ocenjevanje javnih uslužbencev sta medsebojno povezana procesa, ki skupaj z drugimi metodami lahko prispevata k večji uspešnosti delovanja obravnavanega sektorja. Na eni strani je pomembno, da vodstvo z identifikacijo najboljših praks in izzivov vpelje ustrezno optimizacijo, ki zmanjšuje motnje in nesmotrno delovanje oziroma ki spodbuja osredotočenost. Na drugi strani pa da nudi tudi priznanje za dobro opravljene obveznosti in postavi jasne razvojne načrte, ki bodo prispevali k večjemu občutku vrednosti in pripadnosti organizaciji, kar lahko vodi k večji zavzetosti. Konec koncev sprotno identificiranje in odpravljanje težav ter prizadevanje za profesionalni razvoj zaposlenih dajejo spodbudo, da sektor ostaja prilagodljiv in odziven na potrebe uporabnikov.
