Danes praktično ni podjetja oziroma organizacije, ki ne bi že uspešno implementirala brezpapirno poslovanje. Za vse tiste lastnike podjetij, ki se morda še niso odločili za ta korak, gre praktično za že skoraj nujno spremembo. Vendar je kljub temu pomembno, da jo vsak vodja podjetja dojema kot samostojno in povsem svobodno odločitev, ki bo prinesla tudi marsikakšne pozitivne spremembe. Namen vsakršnih sprememb v načinu poslovanja je dosegati višjo poslovno rast oziroma ohranjati že vzpostavljeno uspešno rast.
Če je želja vsakega podjetnika doseganje čim boljših rezultatov, je vpeljava sistema za elektronsko arhiviranje povsem naravna in logična odločitev. Prav s tem namreč uspešno poskrbite za zajem, shranjevanje in uporabo najdragocenejšega premoženja, ki nastaja v poslovnem procesu • to pa je: informacija. Zaradi vse večje kompleksnosti poslovnih procesov in organizacijskih struktur podjetij morate za večji uspeh dobro premisliti o ustreznem zajemu, organiziranju, razvrščanju ter shranjevanju informacij.
Katere prednosti prinaša vpeljava sistema za elektronsko arhiviranje?
Zagotovo je ena od najbolj očitnih prednosti učinkovitejše shranjevanje informacij oziroma dokumentov. To je povsem digitalizirano, kar pomeni, da je na ustrezen način shranjeno in organizirano, poleg tega pa so narejene varnostne kopije. Takšen način shranjevanja informacij zmanjšuje možnost podvajanja enega in istega dokumenta oziroma podatkov.
Pogosto se mora prej ali slej vsako podjetje soočiti s spremembami na trgu oziroma v zakonodaji, ki pomembno vpliva na nadaljnje vodenje in odločanje. Prav elektronsko arhiviranje lahko pomaga pri preprečevanju oziroma zmanjševanju težav, ki lahko nastanejo zaradi različnih gospodarskih ali zakonskih sprememb.
Obenem brezpapirno poslovanje ustrezno poskrbi za večjo zaščito podatkov, saj je v okviru implementacije novega sistema možno določiti celotno varnostno politiko podjetja, kar vključuje vse od logiranja do ostalih zaščitnih in varnostnih ukrepov. Nedvomno pa elektronsko arhiviranje pripomore k večji produktivnosti, saj zagotovi takojšnjo varno dostopnost informacij. Te pa lahko zajamete oziroma prikličete iz katerekoli naprave, ne glede na čas ali kraj, od koder dostopate do podatkov.
Vsak postopek je bistveno poenostavljen
Z uvedbo tovrstnega digitalnega dokumentnega sistema vam elektronsko arhiviranje omogoči večjo odzivnost skozi celoten proces. Hkrati pa ustrezno implementiran sistem zelo dobro reagira, ko pride do uvajanja novih storitev, izdelkov ali v primeru prenove ponudbe.
Z izbiro zanesljivega izvajalca, ki vas bo vodil skozi celoten postopek vpeljave novega sistema si lahko zagotovite povsem integriran in celovit pristop k identifikaciji zahtev ter podatkov. S skupnim sodelovanjem pa nato izberete in oblikujete najboljšo rešitev za elektronsko arhiviranje po vaši meri. Na ta način je možno oblikovati optimalno rešitev, jo predstaviti in na koncu tudi uspešno implementirati. Pri implementaciji je namreč pomembno upoštevati življenjski cikel podatkov, kar celoten postopek močno poenostavi. Le tako vam je zagotovljena najboljša rešitev za brezpapirno poslovanje, ki je resnično prilagojena glede na potrebe vašega podjetja.
Kako se ustrezno pripraviti na vse izzive?
Za marsikaterega podjetnika je na začetku zelo težko določiti, v kolikšni meri naj poteka digitalizacija oziroma avtomatizacija. Ta je lahko izvedena v celoti, torej se lahko odločite za avtomatizacijo celotnega procesa ali celotnega poslovanja. Po drugi strani pa je možno avtomatizirati samo določene aktivnosti. Ne glede na to, v kolikšni meri je implementirano brezpapirno poslovanje, je ta proces možno izvesti z uvedbo naprednejše tehnologije ali pa naprednejšim načinom uporabe že obstoječe informacijske tehnologije.
Uvedba novega sistema poteka postopoma, kar vodstvu podjetja omogoča tudi sprotno prilagajanje glede na finančna sredstva, ki so predvidena za stroške projekta. Po zaslugi postopnega črpanja virov glede na potrebe procesa uvajanja lahko podjetje nedvomno dolgoročno prihrani tako denar kot tudi čas. Na ta način je možno poiskati najboljši pristop in potrebna orodja za uvedbo sistema za brezpapirno poslovanje, ki vam bodo pomagala pri doseganju pričakovanih rezultatov.
Takšen pristop pa je tudi zagotovilo, da se poiščejo najučinkovitejše metode za elektronsko arhiviranje, pod katero spada zajem, shranjevanje, organiziranje in razvrščanje dokumentov oziroma informacij v različnih oblikah. Te namreč tudi znotraj ene organizacije običajno nastajajo oz. so pridobljene iz različnih virov.
Kako poteka implementacija sistema za brezpapirno poslovanje?
Pred začetkom izvedbe projekta je najprej potrebno jasno določiti in nato tudi potrditi razloge za uvedbo. Pri tem je pomembno, da skupaj z izbranim izvajalcem projekta za brezpapirno poslovanje jasno in natančno opredelite vse prednosti. Potem je potrebno doreči, kako te prednosti doseči, kako jih sproti spremljati, ohranjati ter tudi kako pravočasno prilagajati proces na morebitne notranje in zunanje spremembe, ki jih je potrebno predvideti.
Pri uvajanju sprememb se lahko pojavijo določene predpostavke in predsodki, ki jih je pomembno zabeležiti. Hkrati je potrebno popisati vse tiste delovne procese, ki so potrebni racionalizacije, ter tudi vse aktivnosti določenih delovnih mest, ki so neposredno vezana na vpisovanje oz. zajem podatkov.
Kateri so dolgoročni pozitivni učinki?
Kljub temu, da gre za večjo investicijo, ki prinaša določene začetne stroške, pa vendarle takšna naložba prinaša številne koristi. Hramba materialnih dokumentov je v primerjavi z digitalno precej dražja na dolgi rok, tako da boste z uvedbo novega sistema za brezpapirno poslovanje zagotovo zmanjšali stroške hrambe.
Obenem boste zmanjšali administrativne stroške ter eliminirali možnost za napake pri prepisovanju in vpisovanju podatkov. Z digitalnim sistemom shranjevanja pa boste tudi imeli takojšen dostop do vseh zajetih podatkov oz. dokumentov. Obenem je na ta način tudi poenostavljeno njihovo razvrščanje, saj boste imeli dostop do posameznih točno določenih vsebin.